Privacyverklaring

VV Vogelwaarde registreert als voetbalclub persoonsgegevens. Van leden, vrijwilligers, abonnees op onze digitale nieuwsbrief, sponsoren, leveranciers en dergelijke. VV Vogelwaarde hecht veel waarde aan de bescherming van deze persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens wij verzamelen en hoe wij daar mee omgaan.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
VV Vogelwaarde houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VV Vogelwaarde zijn wij verantwoordelijk voor de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door VV Vogelwaarde verwerkt op grond van het overeengekomen lidmaatschap ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden (ledenadministratie, contributies);
  • Communicatie met de leden;
  • Communicatie met de KNVB (bondslidmaatschap, teaminschrijving, en dergelijke);
  • Informatieverstrekking aan de leden;
  • Verzending van uitnodigingen voor activiteiten en bijeenkomsten.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan VV Vogelwaarde de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Adresgegevens;
  • Woonplaats;
  • Land;
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen);
  • Geslacht;
  • Nationaliteit;
  • Geboortedatum;
  • Geboorteplaats;
  • Type en nummer identiteitsbewijs;
  • Pasfoto;
  • KNVB-relatienummer;
  • NAW-gegevens van de vorige club waar u lid was;
  • Gegevens van van toepassing zijnde diploma’s (trainerslicentie, spelregelbewijs)
  • VOG-verklaring.

Uw persoonsgegevens worden door VV Vogelwaarde opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van het lidmaatschap;
  • Na beëindiging van het lidmaatschap alleen in de financiële administratie voor zo lang als de specifieke regelgeving vereist;
  • Overige persoonsgegevens kunnen langer in het archief bewaard worden ten behoeve van historische en/of statistische doeleinden. Er zullen niet méér gegevens in het archief bewaard worden dan strikt noodzakelijk.

Verwerking van persoonsgegevens van vrijwilligers

Persoonsgegevens van vrijwilligers worden door VV Vogelwaarde verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Communicatie met de vrijwilligers;
  • Informatieverstrekking aan de vrijwilligers;
  • Verzending uitnodigingen voor activiteiten en bijeenkomsten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Vrijwilligersovereenkomst (mondeling dan wel schriftelijk overeengekomen).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Vogelwaarde de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Adres;
  • Woonplaats;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • VOG-verklaring.

Tevens kan de functie, die vrijwilliger bij VV Vogelwaarde uitoefent, vastgelegd worden.

Uw persoonsgegevens worden door VV Vogelwaarde opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men vrijwilliger is;
  • Tot drie maanden na afloop van het seizoen waarin men gestopt is als vrijwilliger;
  • Overige persoonsgegevens kunnen langer in het archief bewaard worden ten behoeve van historische en/of statistische doeleinden. Er zullen niet méér gegevens in het archief bewaard worden dan strikt noodzakelijk.

Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief-abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door VV Vogelwaarde verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De aanmelding voor de Nieuwsbrief (via website, per e-mail of anderszins).

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Vogelwaarde de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door VV Vogelwaarde opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van leveranciers

Persoonsgegevens van leveranciers worden door VV Vogelwaarde verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over de opdracht (inkopen/bestellingen/prijsopgaves/leveringen/etc.);
  • Het verrichten van betalingen
  • Versturen van uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De overeengekomen opdracht of het afgesloten contract.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Vogelwaarde de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Adres,
  • Woonplaats
  • Land;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Naam contactpersoon;
  • KVK-nummer;
  • Bankrekeningnummer;
  • BTW-nummer;
  • Website;
  • Adressen social media (zoals LinkedIn, twitter, instagram, Facebook, etc.);
  • Visitekaartje.

Uw persoonsgegevens worden door VV Vogelwaarde opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst/opdracht/contract;
  • Daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 1 jaar, dan wel voor zo lang als de specifieke regelgeving vereist;

Verwerking van persoonsgegevens van stakeholders, prospects, sponsoren en overige geïnteresseerden

Persoonsgegevens van stakeholders, prospects, sponsoren en overige geïnteresseerden worden door VV Vogelwaarde verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Informatieverstrekking (in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten);
  • Communicatie over de lopende zaken, de (potentiële) opdracht en/of uitnodigingen;
  • Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge of schriftelijke toestemming, of via mail, afgifte visitekaartje en/of via koppeling social media.
  • Sponsorovereenkomst.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan VV Vogelwaarde de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Naam;
  • Adres,
  • Woonplaats;
  • Land;
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Website;
  • Adressen social media (zoals LinkedIn, twitter, instagram, facebook, etc.);
  • Visitekaartje.

Uw persoonsgegevens worden door VV Vogelwaarde opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men gezien wordt als stakeholder, prospect en/of geïnteresserde;
  • Gedurende de looptijd van de sponsorovereenkomst.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het voeren van de de leden- en financiële administratie en de technische realistie van de website.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Toestemming verwerking persoonsgegevens

Voor het goed functioneren van onze vereniging willen wij u graag (laten) informeren over de vereniging, activiteiten, nieuws en dergelijke. Ook willen we speelschema’s, wedstrijdinformatie en -uitslagen en soms ook foto’s/filmpjes waar u op staat op nieuwsbrieven, internet, apps en social media plaatsen. Hiervoor hebben wij uw toestemming nodig om om uw gegevens hiervoor te mogen gebruiken.

Door middel van het lidmaatschap geeft het lid (bij minderjarige leden: de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger van het lid) toestemming voor de volgende gegevens verwerkingen:

  • Het lid te informeren over de vereniging, onze activiteiten en nieuws met betrekking tot de vereniging.
  • Het lid benaderen voor sportieve activiteiten van derden, bijvoorbeeld andere sportverenigingen of maatschappelijke dienstverleners.
  • Publiceren van foto’s/filmpjes waar het lid op staat op nieuwsbrieven, internet, apps en social media, waarbij het lid te allen tijde het recht behoud om deze foto’s en/of filmpjes na publicatie te laten verwijderen of blurren.
  • Het opnemen van pas- en-of teamfoto´s van het lid:
    – op de website, apps en social media van V.V. Vogelwaarde
    – in nieuwsbrieven voor de leden
    – in het clubgebouw/kantine van V.V. Vogelwaarde
  • De naam, telefoonnummer en mailadres van het lid aan de teamleiders en clubvrijwilligers beschikbaar te stellen zodat zij het lid kunnen benaderen.
  • Het lid na beëindiging van mijn lidmaatschap te benaderen voor een bijzondere gebeurtenis (zoals bijvoorbeeld een reünie of bijzonder clubfeest).

De toestemming geldt alleen voor de hierboven beschreven redenen, gegevens en organisaties. Voor nieuwe gegevensverwerkingen vraagt de vereniging het lid opnieuw om toestemming. Het lid mag de toestemming op elk moment intrekken.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Middels aanmelding van een minderjarige als lid door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger wordt deze toestemming verleend. Bij een minderjarige, die al lid van onze vereniging was vóór 25 mei 2018, de datum sinds wanneer de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt toegepast, wordt de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger geacht akkoord te zijn met de verwerking van persoonsgegevens; dit wordt jaarlijks bevestigd door continuering van het lidmaatschap.

Bewaartermijn

VV Vogelwaarde bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Overige persoonsgegevens kunnen langer in het archief bewaard worden ten behoeve van historische en/of statistische doeleinden. Er zullen niet méér gegevens in het archief bewaard worden dan strikt noodzakelijk.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens VV Vogelwaarde van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers/vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Verwijdering van uw persoonsgegevens kan tot gevolg hebben, dat de verbintenis/overeenkomst met onze vereniging wordt ontbonden.

Als wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming en/of verleende instemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van onze Privacy policy nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

VV Vogelwaarde
Bossestraat 46
4581 BG Vogelwaarde
Telefoon sportcomplex: 0114-671428
E-mail: secretaris@vvvogelwaarde.nl